Par Me David Goldstein, avocat au barreau de Paris
Le cabinet a été consulté par le syndic d'un petit immeuble ancien, qui souhaitait convoquer une assemblée générale. L'examen des actes a révélé que quatre lots existaient toujours juridiquement, sans que personne sache à qui ils appartenaient. Tant que ces copropriétaires ne sont pas identifiés et convoqués, chaque assemblée peut être annulée, y compris celles déjà tenues.
Voir aussi notre page Nullité d'assemblée générale.
La consultation
Le syndic préparait une nouvelle assemblée générale et a transmis au cabinet les pièces de la copropriété : règlement de copropriété, actes modificatifs, état hypothécaire récent et feuille de présence de la dernière assemblée. Il s'interrogeait sur l'ordre du jour. La première question était en réalité : qui faut-il convoquer ?
Ce que l'examen des pièces a révélé
Dans les années 1950, l'un des lots d'origine avait été divisé en quatre lots. Cette division avait été publiée, et un acte modificatif plus récent, établi pour créer un nouveau lot, mentionnait encore expressément ces quatre lots. Ensemble, ils représentent un peu plus de 12 % des tantièmes de parties communes.
Pourtant, ces lots avaient disparu de la vie de la copropriété : ils ne figuraient pas sur la liste tenue par le syndic, aucune charge n'était appelée pour eux, et leurs titulaires n'apparaissaient sur aucune feuille de présence. Aucun acte transmis au cabinet ne montrait qu'ils aient été supprimés ou réunis à un autre lot. Ils existaient donc toujours juridiquement.
Le risque identifié
Tout copropriétaire doit être convoqué à l'assemblée générale. Un copropriétaire qui ne l'a pas été peut demander l'annulation de l'assemblée entière, sans avoir à prouver que son absence a changé le résultat des votes. Seul le copropriétaire oublié peut invoquer cette irrégularité, mais il le peut pour toutes les décisions prises.
Dans ce dossier, quatre lots, donc potentiellement quatre copropriétaires ou leurs héritiers, n'avaient jamais été convoqués. Chaque assemblée tenue sans eux était fragile.
Le délai de deux mois ne protégeait pas les assemblées passées
On pense souvent qu'une assemblée devient définitive deux mois après sa tenue. C'est inexact : le délai de deux mois pour la contester court à partir de la notification du procès-verbal à chaque copropriétaire opposant ou défaillant. Les titulaires de ces lots n'avaient jamais reçu de procès-verbal : le délai n'avait pas commencé à courir contre eux. L'assemblée tenue quelques mois plus tôt restait donc contestable.
Les majorités étaient faussées
Les tantièmes de ces lots comptent dans le total des voix de l'immeuble, même si personne ne vient voter pour eux. Pour les décisions qui exigent la majorité des voix de tous les copropriétaires, ou les deux tiers, plus d'un dixième des voix manquait d'office. Certaines décisions, comme des travaux importants, devenaient difficiles à adopter.
Pourquoi les recherches habituelles ne suffisaient pas
L'état hypothécaire dont disposait le syndic portait sur la parcelle entière. Il ne faisait pas apparaître, lot par lot, les ventes et les successions intervenues depuis la division. Les registres de la copropriété ne donnaient aucune piste non plus.
La situation est fréquente dans les immeubles anciens : un lot vendu sans que le notaire ait prévenu le syndic, une succession jamais réglée, une division oubliée lors d'un changement de syndic. Au fil des années, le lot sort des listes sans jamais sortir du règlement de copropriété.
Le conseil du cabinet
- Différer la convocation. Une assemblée tenue sans ces copropriétaires serait exposée à une annulation, quel que soit son ordre du jour.
- Identifier les titulaires lot par lot. Demander au service de la publicité foncière des renseignements pour chacun des quatre lots, puis les copies des actes correspondants (ventes, attestations de succession), et les analyser pour remonter jusqu'au titulaire actuel.
- Les inscrire et les convoquer à la prochaine assemblée, comme tout copropriétaire, et leur appeler leur part des charges pour l'avenir.
- Leur notifier les procès-verbaux des assemblées passées. C'est cette notification qui fait courir à leur égard le délai de deux mois. Sans elle, le risque d'annulation reste ouvert pendant des années.
Si un titulaire est décédé sans héritier connu, la succession peut être déclarée vacante et confiée à un curateur, qui sera convoqué à sa place.
Ce qu'il faut retenir
- Un lot qui existe dans les actes publiés existe juridiquement, même si plus personne ne s'en occupe.
- La liste des copropriétaires tenue par le syndic n'est pas une preuve : elle doit correspondre au règlement de copropriété et à l'état descriptif de division, modificatifs compris.
- Avant une assemblée importante, comparer la liste des copropriétaires et les tantièmes avec les actes publiés évite une annulation coûteuse.
- Le délai de deux mois ne court que contre ceux à qui le procès-verbal a été notifié.
Questions fréquentes
Le syndic peut-il ignorer un copropriétaire qu'il ne connaît pas ?
Non. S'il est établi qu'un lot existe toujours, l'assemblée tenue sans convoquer son titulaire reste exposée à une demande d'annulation de sa part. L'ignorance du syndic ne régularise pas la convocation. Il doit faire les recherches nécessaires pour identifier le titulaire.
Un autre copropriétaire peut-il invoquer le fait que ces lots n'ont pas été convoqués ?
Non. Les tribunaux jugent que seul le copropriétaire non convoqué peut se prévaloir de cette irrégularité. Le risque vient donc des titulaires des lots oubliés, ou de leurs héritiers, le jour où ils se manifestent.
Combien de temps une assemblée reste-t-elle contestable par un copropriétaire jamais convoqué ?
Le délai de deux mois ne court qu'à partir de la notification du procès-verbal. Tant que ce copropriétaire ne l'a pas reçu, il conserve en principe la possibilité d'agir, dans la limite de la prescription de cinq ans applicable en copropriété. D'où l'intérêt de lui notifier les procès-verbaux dès qu'il est identifié.
Que se passe-t-il si les titulaires restent introuvables ?
Il faut garder la trace de toutes les recherches entreprises. Si un titulaire est décédé sans héritier, une curatelle de succession vacante peut être demandée. Dans les situations bloquées, un avocat peut examiner les autres voies possibles avec le syndic.